Politique de confidentialité
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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
25 octobre 2024
4S Prévention attache la plus grande importance à la protection de vos données personnelles. Toutes
les opérations que nousréalisonssur vos données sont effectuées dans le respect de la réglementation
en vigueur, notamment du Règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles
et de la loi 78-17 du 06/01/1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
4S Prévention agit en toute transparence. La présente politique décrit les conditions dans lesquelles
nous utilisons vos données personnelles, ainsi que les modalités selon lesquelles vous pouvez exercer
vos droits.
I. COLLECTE DE VOS DONNEES PERSONNELLES
Lorsque vous effectuez une demande de service auprès de 4S Prévention, nous collectons certaines données vous concernant qui sont nécessaire à l’étude de votre demande. Le caractère indispensable de ces informations vous est signalé lors de leur collecte ; à défaut de communication de ces données, 4S Prévention ne peut pas traiter votre demande.
Ces informations, ainsi que toutes autres informations vous concernant collectés dans le cadre de votre demande, déjà connues par 4S Prévention ou recueillis ultérieurement dans le cadre de l’instruction de votre dossier, sont utilisés pour les finalités décrites ci-après :
II. FINALITES DES TRAITEMENTS AUXQUELLES SONT DESTINES VOS DONNEES PERSONNELLES
1. Finalités poursuivies dans le cadre de l’exécution du contrat :
4S Prévention utilise vos données personnelles dans le cadre de l’instruction et la gestion de votre dossier social, dans les limites prévues par la réglementation. Vos données sociales sont également utilisées pour générer des statistiques annuelles totalement anonymisées, ne permettant pas de vous reconnaitre, permettant de rendre compte à notre client (votre employeur) de notre activité dans le cadre de notre contrat.
2. Traitements communs à toutes les finalités
De manière générale, 4S Prévention utilise un traitement de gestion électronique des documents que nous recueillons dans le cadre des traitements réalisés aux fins définies ci-dessus.
III. DESTINATAIRES DE VOS DONNEES PERSONNELLES
4S Prévention communique vos données personnelles aux organismes compétents auxquels il confie l’instruction de votre dossier. Ces derniers sont tenus par contrat de respecter la confidentialité et la sécurité des données auxquelles ils ont accès et de les utiliser exclusivement dans le cadre des missions qui leur sont confiées.
IV. CONSERVATION DE VOS DONNEES
A l’issue du traitement de votre dossier social, vos données personnelles seront conservées durant la durée légale de conservation auxquelles 4S Prévention est soumis (2 ans).
V. QUELS SONT VOS DROITS ?
En vertu de la réglementation applicable, vous pouvez exercer les droits définis ci-après, auprès de 4S Prévention, par voie postale en recommandé avec accusé de réception, à l’adresse suivante « 4s
Prévention – 129 rue de Paris – 76600 le Havre ». Votre demande devra être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité comportant votre signature.
- Le droit d’accès : vous pouvez obtenir une copie de l’ensemble de vos données traitées par 4S Prévention, ainsi que les informations relatives aux caractéristiques des traitements opérés sur vos données.
- Le droit de rectification : vous pouvez obtenir la rectification et/ou la complétude de vos données inexactes et/ou incomplètes.
- Le droit à l’effacement : vous pouvez obtenir l’effacement de vos données lorsque ces données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, vous exercez votre droit d’opposition aux traitements concernés. Toutefois, ce droit ne s’applique pas lorsque la conservation de vos données est nécessaire à 4S Prévention pour respecter une obligation contractuelle, légale ou pour l’exercice de droits en justice ;
- Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez obtenir une limitation du traitement de vos données lorsque vous contestez l’exactitude des données, pendant la durée permettant à 4S Prévention d’effectuer les vérifications adéquates. Il en est de même lorsque 4S Prévention n’a plus besoin des données mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la défense d’un droit en justice ou lorsque vous exercez votre droit d’opposition, le temps de l’étude de votre
demande par 4S Prévention. Lorsqu’une limitation est mise en place, les données ne peuvent être traitées qu’avec votre consentement ou pour la défense d’un droit en justice. - Le droit à la portabilité vous avez le droit de recevoir les données dans un format numérique. Ce droit ne concerne que le cas où les données personnelles sont fournies par vous-même et traitées sur la base de votre consentement ou de l’exécution d’un contrat.
- Le droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des motifs légitimes, à un traitement de vos données. 4S Prévention n’a donc plus à traiter vos données hormis celles qui seraient nécessaires à la sauvegarde des intérêts de 4S Prévention. En cas d’opposition au traitement de vos données, il sera mis fin à l’accompagnements social en cours.
- Enfin, vous avez la possibilité de définir des directives générales et particulières précisant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits, après votre décès.
Votre assistant de service social est votre interlocuteur privilégié pour l’exercice de ces droits.
Le responsable du traitement de vos données à 1 mois pour répondre à votre demande. Ce délai peut être prolongé le temps de vérifier l’identité du responsable de traitement. En cas de complexité particulière de la demande ce délais peut être prorogé de 2 mois.
VI. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?
Vous disposez d’un droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française ou
de celle du pays dans lequel se trouve votre résidence habituelle si vous considérez qu’un traitement opéré par 4S Prévention enfreint les dispositions du Règlement européen sur la protection des données personnelles. En France, l’autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données personnelles est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
VII. DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES
Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de 4S Prévention à l’adresse postale suivante : 4S Prévention – Délégué à la Protection des Données – 129 rue de Paris 76600 le Havre.
GLOSSAIRE
La donnée à caractère personnel
Il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne. Dans le domaine de l’assurance, on peut notamment citer vos données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, email, références de comptes bancaires pour les prélèvements…
Le responsable de traitement
Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par une personne morale, membre de 4S Prévention. Ce dernier est dit « responsable de traitement », à savoir, l’organisme qui détermine
les finalités et les moyens du traitement.
Le Délégué à la Protection des Données
Le Délégué à la protection des données, aussi appelé DPO, est votre interlocuteur privilégié que vous devrez contacter si vous voulez exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection des données personnelles au sein de l’organisme.
La Commission Nationale Informatique et Libertés
La CNIL est l’autorité française chargée de la protection des données personnelles. Elle accompagne les entreprises dans leur mise en conformité et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et exercer leurs droits. Les organismes professionnels des assureurs travaillent avec la CNIL au sein de la Fédération Française de l’Assurance pour promouvoir une utilisation éthique de vos données personnelles, en particulier à travers la mise en place d’un pack de conformité dans le secteur de l’assurance.